DPS Software nowym dystrybutorem DocuWare w Polsce!

DPS Software – wiodący polski dostawca rozwiązań inżynierskich i biznesowych – nawiązał współpracę z liderem oprogramowania do zarządzania dokumentami – firmą DocuWare.

DocuWare to światowy gracz w dziedzinie oprogramowania do obiegu dokumentów (DMS) i zarządzania treścią (ECM), posiadający ponad 14 000 klientów w 90 krajach na całym świecie i ponad 600 000 użytkowników. Wśród klientów można wymienić firmy takie jak IKEA, Levi’s, HARIBO, SONY czy DHL.

Rozwiązania DocuWare dobrze wpisują się w trend cyfryzacji i optymalizacji procesów biznesowych. Ponad połowa managerów wysokiego szczebla w Polsce (58%), uznała cyfryzację za priorytet – wynika z raportu Deloitte. Według Nucleus Research “Content Management zwraca 8,55 zł za każdą zainwestowaną złotówkę. Kluczowymi czynnikami decydującymi o wartości tych rozwiązań są zwiększona produktywność użytkowników i oszczędności kosztów wynikające z przesunięcia personelu  lub uniknięcie dodatkowego zatrudnienia.” Te liczby mówią same za siebie – cyfryzacja procesów biznesowych z pewnością pozwala budować istotne przewagi konkurencyjne.

„Wprowadzenie oprogramowania DocuWare do portfolio produktów DPS Software wiąże się bardzo mocno z przyjętą przez nas strategią dotyczącą rozszerzania portfolio rozwiązań biznesowych dla polskich klientów.” – mówi Wojciech Obst, Dyrektor Techniczny DPS Software.

System DocuWare oferuje pełną funkcjonalność związaną z przechwytywaniem różnego rodzaju dokumentów z wielu źródeł, a następnie automatyzacją ich obiegu i przechowywaniem w odpowiedni sposób. Sercem rozwiązania jest moduł podglądu i skanowania dokumentów (OCR), który wykorzystuje sztuczną inteligencję, ucząc się rozpoznawania dokumentów na podstawie wskazań użytkowników. Dzięki temu system pozwala na kategoryzację i uporządkowanie wszelkiego typu dokumentów, takich jak faktury, zamówienia, umowy czy protokoły, tworząc cyfrowe archiwum, łatwe do przeszukiwania i zarządzania. Ideą przyświecającą oprogramowaniu jest powstanie w pełni cyfrowego przedsiębiorstwa i „biura bez papieru”.

Kluczowe wydają się dwie podstawowe funkcjonalności – elektroniczny obieg faktur oraz e-teczki pracownicze. Pierwsze rozwiązanie związane jest z digitalizacją faktur papierowych, łącznie z automatycznym zaindeksowaniem. Faktury mogą być objęte procesem obiegu dokumentów, dzięki czemu kluczowe osoby w przedsiębiorstwie będą mogły je zrewidować i zaakceptować. Unikamy dzięki temu problemów z zatorami płatniczymi czy duplikatami. Pełna informacja odnośnie faktury, łącznie z rozbiciem poszczególnych jej składników, może być wyeksportowana do zewnętrznego systemu ERP. Dodatkowym benefitem jest zapewnienie bezpieczeństwa i uproszczenie zewnętrznych audytów finansowych (np. kontrola Urzędu Skarbowego), w przypadku gdy takowe się pojawią. Rozwiązanie jest w pełni zgodne z przepisami polskiego prawa.

Elektroniczne teczki pracownicze są rozwiązaniem, dzięki któremu wszelkie informacje związane z pracownikami dostępne są w jednym miejscu. Możemy realizować wszystkie procesy działu HR, począwszy od rekrutacji, poprzez oceny okresowe i wnioski, skończywszy na przechowywaniu dokumentacji pracowniczej. System w pełni  kontroluje akta pracownicze, informując o ich niekompletności czy nieaktualności (terminy umów, badania okresowe itd.). Dzięki rozwiązaniu DocuWare, jesteśmy w stanie dokonać kompletnej cyfryzacji naszych akt pracowniczych, łącznie z zapewnieniem cyfrowego podpisu dokumentów, nawet w formie zdalnej, poprzez takie technologie jak biometria (skanowanie twarzy), pieczęcie elektroniczne, podpisy na urządzeniach wyposażonych w ekran dotykowy czy karty NFC. Wszystkie opisywane funkcje również są w pełni zgodne z polskim prawem.

Ważnym aspektem związanym z systemem do obiegu dokumentów, jest bezpieczeństwo danych. Platforma DocuWare oferuje zaawansowaną infrastrukturę cyfrową zapewniającą poufność, integralność i dostępność informacji.  Wykorzystanie platformy Microsoft Azure pozwala na szyfrowanie danych w standardzie AES, przechowywanie ich w wysokiej jakości centrach danych w UE lub Stanach Zjednoczonych i trzykrotne ich dublowanie. DocuWare współpracuje z popularnymi bazami danych i powiązanymi technologiami tworzenia kopii zapasowych dla rozwiązań lokalnych.

Oprogramowanie DocuWare oferowane jest w modelach cloud’owym i on-premise. Bardzo istotny jest proces szybkiego wdrożenia – zarówno funkcjonalność elektronicznego obiegu faktur, jak i elektronicznych teczek pracowniczych, jest możliwa do implementacji w ciągu kilku lub maksymalnie kilkunastu dni. Proces digitalizacji biura i pójścia w stronę eliminacji dokumentów papierowych, czyli krótko mówiąc firmy bez papieru, może zająć  – według zapewnień producenta – jedynie 90 dni, co jest procesem bardzo krótkim, mając na uwadze nie tylko fakt wdrożenia nowego oprogramowania, ale przede wszystkim zmiany ludzkich nawyków.

„W dobie rosnącej potrzeby na cyfryzację przedsiębiorstw i ich procesów, rozwiązanie służące do wprowadzania cyfrowego obiegu i archiwum dokumentów jest panaceum na bolączki wielu naszych klientów. Wiele firm dostrzega problem braku odpowiedniego obiegu dokumentów jako jeden z elementów hamujących ich rozwój. Chcemy znaleźć rozwiązania na podstawowe problemy naszych klientów, takie jak obieg faktur czy teczki kadrowe, jednocześnie łącząc te rozwiązania z oferowanymi przez nas systemami klasy ERP. Dzięki temu faktury mogą być automatycznie skanowane i po szybkiej akceptacji, przypisane do odpowiednich kont księgowych. Ułatwia to życie nie tylko działów księgowości, ale tak naprawdę wszystkich użytkowników biznesowych w firmie.” – dodaje Wojciech Obst.