Sprawdzone strategie zwiększające wydajność zespołu projektowego

Wprowadzenie – jak usprawnić pracę?

Dążenie do usprawnienia pracy jest tym, co wyróżnia firmy odnoszące sukcesy od tych przeciętnych. Nowatorskie produkty, wydajna produkcja i zaangażowany personel to atrybuty firmy, w której wciąż zadawane jest pytanie: jak usprawnić pracę?.

Zespoły projektowe firm produkcyjnych są często pomijane w programach ulepszania pro- duktów i procesów. We właściwym środowisku zespoły te mogą wykroczyć poza obszar projektowania produktów i usprawnić inne obszary ważne dla działalności firmy. Zespoły projektowe mogą pomóc w skróceniu czasu wprowadzenia produktu na rynek, zmniejszeniu liczby błędów produkcyjnych, obniżeniu kosztów i zwiększeniu przychodów.

Jeśli firmy oczekują od zespołów projektowych zaangażowania w procesy optymalizujące działania, muszą zapewnić im odpowiednie środowisko pracy. Nie wymaga to wprowadzania daleko idących zmian w sposobie funkcjonowania firmy. To prawda, że niektóre legendy biznesu zaczynały od śmiałych, radykalnych pomysłów, jednak proces ciągłego usprawniania polega na wprowadzaniu niewielkich zmian, które zapewniają wymierne efekty.

Zwiększenie produkcji zakładu o 6% rocznie może nie wydawać się niczym wielkim, ale po dwunastu latach wydajność będzie już ponad dwukrotnie większa. Wskaźnik zwrotu z inwestycji osiągnie bardzo wysoki poziom. Eksperci oceniają, że nowy, rewolucyjny wynalazek ma szansę na odniesienie sukcesu mieszczącego się w przedziale od 0,1 do 10%.1 Najlepszą strategią jest skupienie się na szeregu mniejszych innowacji, które wspólnie pozwolą osiągnąć duże zyski.

Ta publikacja dotyczy przede wszystkim strategii, w ramach których zasada ciągłego ulepszania jest implementowana w zespołach projektowych. Przedstawia sposoby zachęcania zespołów projektowych do podjęcia ważnych i ciekawych wyzwań, zapewniania im odpowiednich narzędzi, optymalizowania ich czasu pracy dzięki lepszym harmonogramom, a także umożliwiania im współudziału w tworzeniu procesów produkcyjnych i sprzedażowych.

Identyfikacja i automatyzacja powtarzalnych czynności

Projektanci poświęcają wiele godzin każdego dnia na wykonywanie powtarzalnych zadań, jednak „powtarzalne” nie zawsze znaczy „proste”. Wiele powtarzalnych zadań ma krytyczne znaczenie dla procesu projektowania. Kiedy w projekcie konieczne jest zastosowanie elementów takich, jak strefy mocowania, żebra, występy czy gniazda z zaokrągleniami, każdy z nich ma istotny wpływ na ostateczny kształt produktu. To samo dotyczy na przykład wstawiania otworów na śruby czy sekcji wentylacyjnych. Opracowywanie kalkulacji kosztów i tworzenie list materiałowych, które odbywa się na końcu procesu projektowania, to kluczowe, acz wyjątkowo powtarzalne, czynności w ramach planowania zasobów produkcyjnych.

To właśnie z uwagi na powtarzalność, czynności te doskonale nadają się do automatyzacji. Jeśli projektant musi cały czas klikać te same przyciski i naciskać te same klawisze, dany proces można najprawdopodobniej oskryptować lub zapisać za pomocą kreatora.

Narzędzia z zakresu automatyzacji mogą pomóc w zaoszczędzeniu kilku godzin dziennie, eliminując powtarzalne  czynności.

Wszystkie powyższe zadania i wiele innych można zautomatyzować, korzystając z narzędzi dostępnych w systemach CAD 3D. Oto przykłady narzędzi do automatyzacji:

• Funkcje bibliotek — SOLIDWORKS® Toolbox, części bibliotek i ich opcje
• Automatyczne umieszczanie łączników i tworzenie otworów — Kreator otworów SOLIDWORKS, narzędzie Seria otworów i łączniki Smart Fastener
• Konfiguracje części i tabele konfiguracji
• Szyki części i operacji
• Aplikacje do automatyzacji projektowania, takie jak EXALEAD OnePart®
• Makra Visual Basic®
• Interfejsy formatujące i kopiujące dane do innych systemów

Dzięki automatyzacji rutynowych zadań i cyfrowej bibliotecestandardowych oraz często używanych części projektanci mogą szybciej usprawniać produkty, zmniejszając przy tym koszty i zwiększając konkurencyjność.

Identyfikowanie popełnionych błędów i unikanie podobnych w przyszłości

Nawet najlepsi inżynierowie popełniają błędy, a nowe koncepcje projektowe prawie nigdy nie działają idealnie za pierwszym razem. Różnica między zespołami projektowymi odnoszącymi sukcesy a pozostałymi sprowadza się do umiejętności uczenia się na błędach. Zespoły z sukcesami na koncie szybciej wychwytują niedociągnięcia, dzięki czemu nie przytłaczają ich one pod koniec prac. Sprawdzają, co poszło nie tak i wykorzystują doświadczenie, aby usprawnić kolejne produkty. Wyeliminowanie błędów w funkcjonowaniu produktu może pomóc w obniżeniu kosztów obsługi gwarancyjnej oraz uniknięciu odpowiedzialności cywilnej z tytułu wad produktu i zwiększeniu zadowolenia klientów. Oszczędności wynikające z unikania błędów są doskonale widoczne w podsumowaniu projektu.

Najczęściej występujące błędy dzielą się na dwie kategorie: strukturalne i operacyjne. Błędy strukturalne to wszystkie problemy wynikające z niedopracowania projektu. Problemy strukturalne mają wpływ na przydatność lub funkcjonalność produktu.

Błędy operacyjne mają miejsce, kiedy produkt działa zgodnie z projektem, ale nie funkcjonuje w sposób wydajny. Na przykład produkt ulega awarii z uwagi na czynniki środowiskowe, takie jak korozja czy spękania, lub psuje się przy standardowym obciążeniu. Także problemy z oprogramowaniem, również sprzętowym, mogą sprawić, że produkt będzie mało wydajny, a niebezpieczna czy niestabilna konstrukcja może stanowić zagrożenie dla użytkownika. Mało atrakcyjny wygląd lub źle zaprojektowane elementy obsługowe to przykłady niedociągnięć operacyjnych, jeśli z ich powodu kupujący ma złą opinię o produkcie.

Niektóre z tych problemów można wychwycić na etapie tworzenia prototypu, jednak prototypowanie pochłania dużo środków i czasu. Oprogramowanie inżynieryjne może ograniczyć koszty i zadbać o harmonogram projektu, zastępując prototypy na różnych etapach procesu projektowania. Oprogramowanie pozwala projektantom na eliminowanie w porę wielu typowych przyczyn błędów. Oto kilka przykładów:

• Modele bryłowe 3D wygenerowane w oprogramowaniu CAD mogą pomóc w odpowiednim dopasowaniu elementów i znalezieniu nachodzących na siebie części.
• Symulacja kinematyczna umożliwia projektantom stworzenie wizualizacji przedstawiającej pracę części ruchomych.
• Symulacja dynamiczna pozwala inżynierom ocenić wpływ obciążeń bezwładnościowych na pracę urządzeń działających z dużą szybkością.
• Analiza metodą elementów skończonych (FEA) pomaga w stworzeniu wizualizacji rozkładu naprężeń lub temperatur w obiektach bryłowych, a następnie usunięciu koncentracji naprężeń lub przegrzewających się elementów, które mogą być przyczyną problemów.
• Testy z symulacją upuszczenia pomagają inżynierom w zidentyfikowaniu słabych obszarów, które są narażone na uszkodzenia.
• Kontrole pod kątem możliwości wyprodukowania pozwalają sprawdzić, czy projekty są gotowe do wykonania odlewu, obróbki mechanicznej lub operacji z wykorzystaniem arkuszy blach przed faktycznym rozpoczęciem produkcji.
• Realistyczne renderowanie umożliwia projektantom przeprowadzenie symulacji wyglądu produktów, w tym materiałów i wykończeń.
• Szybkie budowanie prototypów pozwala na wyprodukowanie złożonych części odlewanych bez specjalistycznych narzędzi i poznanie fizycznego wyglądu produktów, zanim kosztowne narzędzia zostaną opracowane.
• Oprogramowanie do oceny wpływu na środowisko, takie jak SOLIDWORKS Sustainability, może pomóc inżynierom w dobraniu przyjaznych dla środowiska materiałów już na początku procesu opracowywania produktu.

Firmy mogą porównać wpływ różnych materiałów na środowisko i ograniczyć liczbę komponentów nieekologicznych.

Wykorzystanie danych CAD

Jeśli firma wykorzystuje dane CAD wyłącznie do tworzenia rysunków, nie wykorzystuje w pełni możliwości projektów 3D. Modele CAD obsługują różne operacje, które pozwalają na uniknięcie błędów w procesie produkcyjnym, a także awarii czy marnotrawstwa materiałów. Lepsza wydajność może również pomóc w zdobyciu nowych klientów dzięki możliwości złożenia bardziej dopracowanych ofert.

Warto wziąć pod uwagę potencjalne oszczędności nakładów i czasu, które można uzyskać, wykorzystując dane CAD 3D podczas opracowywania narzędzi i podczas produkcji. Modele CAD 3D mogą pomóc w zaprojektowaniu tulei, umocowań, form czy matryc tak, aby już za pierwszym razem zostały wykonane właściwie. Jeśli firma zleca projektowanie narzędzi i produkcję na zewnątrz, odpowiednie modele 3D można łatwo udostępnić dostawcom. Twoja firma, pomagając dostawcom w obniżeniu kosztów, znajdzie się w lepszej pozycji negocjacyjnej.

Inżynierowie produkcji mogą wykorzystać modele 3D jako wzorce do porównania z danymi z urządzeń do pomiaru współrzędnych i zautomatyzowanych skanerów chmur punktów, co pozwoli im upewnić się, że narzędzia i próbki zostały wykonane z zachowaniem odpowiednich proporcji. Analiza tolerancji pomaga sprawdzić, czy rysunki produkcyjne obejmują tolerancje uwzględniające realia projektu i koszty. Dane wyodrębnione z modeli CAD 3D mogą również pomóc w oszacowaniu kosztów, wagi i czasu produkcji.

Wcześniej projektanci byli odpowiedzialni za tworzenie produktów, a sprzedażą zajmowali się handlowcy i specjaliści od marketingu. Dzięki oprogramowaniu do projektowania wspomaganego komputerowo i umiejętnościom inżynieryjnym zespoły projektowe mogą również wspierać sprzedawców. Wiele zadań wykonywanych przez inżynierów projektowych pozwala sprzedawcom na szybkie przygotowywanie dokładnych ofert.

Automatyzacja procesu sporządzania ofert przetargowych

Jeśli firma sprzedaje produkty wykonywane na zamówienie, większa liczba szczegółów w ofercie pomoże w zdobyciu klienta. Oprogramowanie CAD pozwala zespołom projektowym na stworzenie konfigurowalnych projektów w ciągu kilku minut, a nie godzin czy dni. Aplikacje takie, jak DriveWorksXpress czy DriveWorks mogą oszacować koszty i zautomatyzować proces przygotowywania ofert dzięki prostym formularzom.

Automatyzacja ułatwia gromadzenie i ponowne wykorzystywanie danych CAD w przypadku projektów wykonywanych na zamówienie, które są podobne, ale nie takie same. Jeśli firma sprzedaje komponenty wykorzystywane przez inne systemy, modele 3D obok danych technicznych produktu mogą przyczynić się do zwiększenia sprzedaży. Inżynierowie projektowi Twoich klientów chętniej przyjrzą się Twoim produktom, jeśli otrzymają modele 3D w często stosowanych formatach, które można łatwo zintegrować z projektami.

Wygląd produktów jest bardzo ważny. Modele CAD można wykorzystać do stworzenia realistycznych renderingów przedstawiających produkty w najlepszym świetle. Renderingi pomagają pracownikom działu marketingu w opracowaniu stron internetowych i publikacji bez czekania na zdjęcia fizycznych prototypów. Dzięki wcześniejszemu zaprezentowaniu wizualizacji projektów sprzedawcom mogą oni pozyskać opinie klientów, zainteresować ich i zachęcić wcześniej do zakupów.

Automatyzacja harmonogramów

Brak wystarczającej ilości czasu na zakończenie pracy to jeden z czynników, które najbardziej demoralizują zespoły projektowe. Sytuacja staje się jeszcze gorsza, kiedy projektanci są często przerzucani z jednego projektu do drugiego i nie kończą żadnego z nich.

Oprogramowanie do tworzenia harmonogramów zapewnia kierownikom informacje potrzebne do podjęcia obiektywnych decyzji. Dzięki niemu kierownicy i liderzy zespołów mogą szybko ocenić wpływ opóźnień lub przeniesienia personelu do innego projektu. Wskutek wyeliminowania nierealistycznych terminów zwiększa się wydajność i rośnie morale pracowników.

W sprzedaży dostępnych jest wiele programów do tworzenia harmonogramów. W przypadku biur inżynieryjnych warto wybrać taki, który pozwala na definiowanie zasobów (osób, które współtworzą zespół projektowy) i stosowanie ich do różnych projektów. Programy do tworzenia harmonogramów przydatne w biurach projektowych to m.in. PMDesk. Szukając oprogramowania, należy pamiętać, że programy do tworzenia harmonogramów pracowniczych mogą nie sprawdzić się w przypadku harmonogramów projektowych. Takie programy są tworzone z myślą o firmach i instytucjach prowadzących działalność w sposób ciągły, np. sklepach detalicznych, centralach telefonicznych, magazynach czy centrach medycznych.

Współpraca z dostawcami oprogramowania

Twórcy oprogramowania potrzebują sugestii klientów, które pomogą im w usprawnieniu produktów. Przekazywanie komentarzy jest czasochłonne i przez to wiąże się z kosztami. Warto jednak pamiętać o dążeniu do usprawniania produktów — poświęcony na to czas przełoży się na wyższą wydajność projektantów w przyszłości. Oto działania, które zespół projektowy może podjąć, aby usprawnić wykorzystywane oprogramowanie:

• Dołączyć do programów monitorowania wydajności, które pomagają dostawcom w zwiększeniu szybkości i niezawodności działania. Nie wiąże się to z dużym wysiłkiem i nic nie kosztuje.
• Formalnie zgłaszać błędy napotkane przez siebie i współpracowników. Usterki nie zostaną usunięte, jeśli nikt ich nie zgłosi.
• Spotykać się z twórcami oprogramowania i sugerować usprawnienia, które zwiększą wydajność.
• Przesyłać sugestie online i pozostać w kontakcie z kierownikami projektów z regionalnych lub krajowych grup użytkowników.
• Zapoznać dostawców ze swoim procesem roboczym i danymi w swoim biurze. Pokazać im, jak używane jest oprogramowanie, i zasugerować, które funkcje można jeszcze dopracować. Twórcy oprogramowania doceniają możliwość poznania opinii swoich klientów.

Znajdowanie środków na szkolenia

Gdyby 20 projektantów traciło tylko 30 minut dziennie z powodu słabego przeszkolenia, kosztowałoby to firmę ok. 100 000 PLN rocznie (0,5 godz./osobę x 20 osób x 40 PLN/godz. x 250 dni roboczych w roku). Jeśli jednak firma poświęcałaby jeden dzień w miesiącu na przeszkolenie jednego pracownika, koszt pracy wyniósłby ok. 76 800 PLN (20 osób x 40 USD/ godz. x 96 godz.). Zaoszczędzone 23 200 PLN można wydać na dodatkowe szkolenia i materiały instruktażowe. Wydajność lepiej wyszkolonych pracowników będzie przynosić korzyści w kolejnych latach, a straconego czasu nie da się już odzyskać.

Zapoznaj się z ofertą szkoleń DPS Software. Wszystkie szkolenia z zakresu CAD/CAM/CAE/PDM znajdziesz pod adresem www.dps-software.pl/szkolenia

Planując szkolenia, pamiętaj o podstawowych zasadach:

• Pracownicy powinni poznawać tylko te funkcje, które są niezbędne na ich
• Przekaż sprzedawcom lub konsultantom, którzy będą przeprowadzać szkolenia, wykaz tematów adekwatnych do specyfiki wykonywanych zadań.
• Dostosuj pomoce naukowe tak, aby uwzględniały praktyki projektowe stosowane w Twojej firmie.

Podsumowanie

Zmotywowany, aktywny zespół projektowy może być najcenniejszym zasobem firmy produkcyjnej. Projektowanie produktów i dane generowane w ramach tego procesu zwiększają wydajność produkcji oraz sprzedaż. Zespoły projektowe tworzą, z użyciem łatwo dostępnych danych produktów pozwalających zaplanować odpowiednie narzędzia lub modeli gotowych do wstawienia do projektów klienta, własność intelektualną która jest wyjątkowo cenna w odpowiednich okolicznościach.

Firmy, które nieustannie dążą do usprawnienia procesu projektowania, będą odnosiły sukcesy w przyszłości.